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En route vers la dématérialisation totale

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Si le zéro papier reste une utopie, la dématérialisation aux achats s’étend progressivement à l’ensemble des documents du processus pour accélérer les traitements et réduire les coûts.  

dematerialisationTous les éditeurs en sont convaincus : la dématérialisation totale du processus achats est en marche. Si les projets de numérisation se concentrent encore sur les factures fournisseurs, et la réflexion pour étendre la démarche à tendance à s’éterniser, tous les documents de la chaîne purchase-to-pay sont ou seront concernés. Les entreprises qui n’hésitent plus à franchir le pas sont d’ailleurs de plus en plus nombreuses. En témoigne la dynamique du marché des logiciels et services associés à la dématérialisation, que le cabinet Markess estime à plus de 5,2 milliards d’euros en France après une croissance de près de 10 % par rapport à 2013. Mieux, d’ici à 2016, la hausse devrait se poursuivre à un rythme de 7 % par an, et atteindre les 6 milliards d’euros.

Pourquoi les entreprises commencent-elles par le volet facturation ? D’abord, parce que l’échange de factures au format papier est encore fréquent, conduisant à des difficultés de traitement pour consolider les informations et optimiser la réconciliation avec les commandes. La priorité donnée à la facture tient ensuite à son positionnement, à l’intersection des achats et de la finance, et à son rôle clé dans la chaîne de traitement, en particulier pour déclencher le paiement. Enfin, la dématérialisation démarre le plus souvent par la facture parce que son format semi-structuré et la présence de mentions obligatoires, imposée par son caractère réglementaire et juridique, facilite la mise en place d’un traitement automatisé. Les gains seraient aussi les plus spectaculaires, avec des économies pouvant atteindre 80 % sur les coûts de traitement, selon la dernière étude du cabinet spécialisé Billentis commanditée par Ricoh.

Alors que l’e-facturation permet de définir les bases pour la dématérialisation des autres documents, la tentation devient logique d’étendre l’approche. Et de décupler les gains. Les entreprises qui décident d’aller plus loin, s’orientent alors vers les demandes d’achats et les commandes pour supprimer toute impression et envoi physique. Dans le prolongement, les projets incluent aussi, progressivement, les contrats associés. Avec, là encore des gains immédiats. Recourir à des contrats papiers complique en effet l’intervention des différents services concernés (achats, juridique, finances, marketing, etc.) et le suivi de la réalisation des termes négociés. Vient ensuite la dématérialisation des accusés de réception des commandes, des livraisons, etc. Puis, en amont, celle des documents associés au processus d’e-sourcing : demandes diverses (informations, devis, etc.), cahiers des charges, appels d’offres, etc.

Seulement, alors que la dématérialisation est un projet mixte (expéditeur et destinataire), l’enrôlement des partenaires reste un problème. Les petits fournisseurs, en particulier, ne sont pas toujours partants, puisque la mise en place d’un tel projet suppose des moyens humains, financiers et techniques. La crainte de ne pas être en conformité avec la réglementation, notamment en ce qui concerne les garanties d’authenticité de l’origine des documents, l’intégrité de leur contenu, leur conservation et lisibilité dans le temps, est une autre inquiétude. Certes, de nombreux logiciels et services existent pour gérer ces aspects, de plus en plus intégrés dans les solutions métiers. Mais l’hétérogénéité du marché (acteurs de l’e-achat, éditeurs d’outils spécialisés, prestataires de flux dématérialisés, opérateurs de plates-formes externalisées, gestionnaires de processus entrants et/ou sortants, etc.) ne facilite pas les choix. Sans parler des problèmes d’interopérabilité avec le système d’information existant, notamment pour communiquer avec l’ERP ou l’application comptable.  

Pour réussir le déploiement de la dématérialisation aux achats, quelques bonnes pratiques s’imposent. Premièrement, les spécialistes recommandent de commencer par un type de document, une typologie de fournisseurs, une catégorie d’achats, etc. Le projet de dématérialisation doit par ailleurs être mené de façon transverse, avec une communication la plus large possible, pour faire respecter des règles par les prescripteurs, les demandeurs, les utilisateurs, afin d’optimiser le traitement des documents à dématérialiser. Cela, avec l’appui de la direction générale, déterminante. Il est aussi conseillé de ne pas calquer le dispositif de numérisation sur l’existant, en cherchant à simplifier les opérations et en mettant en place des workflows. Enfin, l’entreprise doit viser d’emblée la non-matérialisation, pour supprimer l’étape de la dématérialisation en travaillant sur un maximum de documents ou de données nativement numériques.