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Les achats ont une carte à jouer

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Malgré ses avantages en termes de réduction des coûts et des délais de paiement, la carte d’achat reste relativement confidentielle, en particulier dans les grandes entreprises privées, qui hésitent à se doter d’un outil supplémentaire. Les fournisseurs auraient aussi une certaine réticence à entrer dans un tel dispositif. Souvent interpellé sur le sujet dans le cadre de ses missions d’optimisation de la chaîne procure-to-pay, Acxias reste en veille active et suit l’évolution de l’offre dans ce domaine.

Plus de vingt ans ans après les premiers déploiements, la carte d’achat va-elle finir par s’imposer en France ? Car le dispositif, apparu au début des années 90 aux Etats-Unis, puis arrivé quelques années plus tard en Europe par le Royaume-Uni, peine toujours à convaincre. Et ce, malgré ses avantages, principalement en termes de coûts et de délais de traitement. De quoi s’agit-il ? La carte d’achat est un moyen de paiement professionnel confié directement aux « clients » finaux, qui l’utilisent telle une carte bancaire classique, sur place ou à distance. Comme l’un des objectifs est d’alléger les traitements, elle se prête surtout aux achats courants et récurrents (frais généraux, de déplacements, etc.) qui représentent de faibles montants mais génèrent de nombreuses factures, ou aux achats indirects ponctuels difficilement gérables à l’aide d’un ERP ou d’une solution e-achat standard.

Sur le plan technique, contrairement à la carte bancaire classique, la carte d’achat s’inscrit dans un processus structuré et nécessite d’installer des passerelles entre les acteurs concernés : acheteurs, fournisseurs, établissements financiers. S’y ajoutent des prestataires techniques chargés d’assurer les contrôles ou de gérer les transactions, selon quatre niveaux de restitution des données. Le niveau 1 correspond aux données de la facturette pour une transaction par carte bancaire classique. Il nécessite de recréer la transaction dans le système d’information achats et comptable. A partir du niveau 3, le relevé d’opérations établi par la banque émettrice, qui inclut des données additionnelles, vaut facture et peut servir de pièce justificative de la dépense. Ce relevé, qui comprend notamment des données nécessaires à la dématérialisation fiscale de la facture (désignation et code article, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA, montant de la TVA, montant TTC), permet d’initier un flux de traitement automatisé.  

carte-achatUn processus d’acquisition raccourci et simplifié

Pour l’entreprise acheteuse, le dispositif se substitue au processus d’achat traditionnel (demande d’achat, commande, émission des ordres de paiement, etc.) mal adapté pour ces dépenses fragmentées, et pour lesquelles il est difficile d’identifier en amont et de mettre à disposition des demandeurs des articles sous forme de catalogues électroniques. Le processus de carte d’achat raccourcit et simplifie le schéma d’acquisition et permet ainsi de substantiels gains administratifs. Il s’inscrit, par ailleurs, dans un contexte techniquement et juridiquement sécurisé : habilitation des porteurs, définition de plafonds (par commande, période, catégorie, etc.), restriction aux seuls fournisseurs référencés par les achats, etc. « L’achat est plus rapide que la procédure classique qui nécessite, dans le meilleur des cas, une semaine supplémentaire », acquiesce Carlos Viegas, senior manager (PTP Program Management) chez Autodesk, en charge du programme de carte d’achat à la direction financière localisée en Suisse. « En raccourcissant le délai de paiement, le système nous offre aussi une plus grande marge de négociation avec les fournisseurs ».

Convaincu il y a 10 ans de l’intérêt de l’outil, le groupe informatique a déployé, à travers le monde, quatre types de carte d’achat : 50 « Supplier P-Cards » (spécifique pour un fournisseur), 20 « Buyer P-Cards » (propre à chaque acheteur), 400 « Meeting and Event P-Cards » (achats liés à des grands projets), 230 « Multi Vendor P-Cards » (fournitures de bureau, petites dépenses, etc.). Ces cartes sont potentiellement utilisables pour toutes les catégories d’achats, sauf les logiciels ou les prestations services, à partir du moment où les fournisseurs ont adhéré au programme. Autre avantage pointé par le responsable, au-delà des achats : « Les traitements de facturation sont fortement allégés, ce qui soulage les équipes comptables ». La carte garantirait aussi une maîtrise des consommations grâce à une responsabilisation des « utilisateurs » et à une meilleure visibilité sur les dépenses, par un reporting fin sur des catégories qui échappaient jusqu’alors aux équipes achats.

Du côté du fournisseur, le dispositif de carte d’achat permet surtout d’accélérer les délais de paiement. « Obtenir un règlement en quatre à cinq jours est un avantage indéniable », reconnaît Christian Rouvière, directeur des marchés publics chez Rexel (distribution de matériel électrique à destination des professionnels), qui travaille avec plus de vingt clients publics régionaux ou nationaux utilisant la carte d’achat, en particulier le ministère de la Défense. Non seulement la trésorerie s’en trouve améliorée, mais les relances clients deviennent inutiles et les frais éventuels de recouvrement sont supprimés. L’utilisation de la carte d’achat, validée par un contrat entre les parties prenantes, peut aussi sécuriser les marchés en garantissant un certain volume d’affaire à des conditions fixées.

Une trentaine d’éditeurs concernés par la carte

Malgré ces avantages, et à l’exception de filiales de multinationales souvent d’origine anglo-saxonne, de quelques grands groupes et du secteur public (administrations centrales, collectivités, etc.), le marché français reste attentiste. Pour plusieurs raisons. La complexité du projet, côté achats serait une première explication. La mise en œuvre d’un dispositif de carte d’achat peut nécessiter de repenser le fonctionnement et l’organisation en place. Avec un volet technique parfois ardu, d’autant que les acteurs du marché de l’e-achat semblent ne s’intéresser que mollement au sujet. Sur la trentaine d’éditeurs ayant rempli le questionnaire diffusé par Acxias pour réaliser les tableaux fonctionnels de son ouvrage « La Digitalisation des achats », seuls un tiers indiquent gérer la carte d’achat.

Beaucoup d’entreprises dont les processus achats sont déjà très structurés et informatisés, ne voient d’ailleurs pas l’intérêt d’utiliser une carte à travers un outil. C’est par exemple le cas de Saint-Gobain, qui fonctionne avec des cartes d’achats uniquement aux Etats-Unis, sous forme virtuelle. « En France, nous sommes encore très attachés aux flux traditionnels, via les solutions informatiques que nous avons déployées », explique Nicolas Gastinel, responsable e-procurement au sein du groupe. « Pour les achats indirects, notamment les plus récurrents, les clients finaux passent par notre plate-forme basée sur Perfect Commerce, avant que les informations se déversent dans SAP. Par ailleurs, plutôt que des cartes d’achat, l’utilisation de catalogues nous permet de mieux maîtriser les demandes et donc les consommations ».

Saint-Gobain estime aussi que ce schéma lui évite d’imposer des coûts supplémentaires à ses fournisseurs, et lui permet de contrôler la bonne application des règles. Autodesk fonctionnerait dans une autre logique : seuls les achats de déplacement et les frais professionnels seraient effectués à travers un outil e-achat, la plate-forme Concur de SAP Ariba, en connexion avec le système comptable. « Pour les autres catégories, les achats par carte sont gérés de façon autonome », précise Carlos Viegas. « Une procédure de suivi et d’audit permet de contrôler les dépenses, qui sont ensuite consolidées dans un document comptable via la banque partenaire, afin d’être enregistrées ».

Les fournisseurs auraient aussi leur part d’influence dans le retard de la carte d’achat en France. Derrière les avantages, la plupart d’entre eux ne voient que le coût de la nécessaire adaptation de leur chaîne de facturation, en particulier de leurs systèmes d’information, notamment lorsqu’il s’agit d’outils spécifiques, petits ou spécialisés. Les fournisseurs regrettent surtout le taux des commissions, qu’ils jugent trop élevé, même si, à en croire les principales banques proposant la carte, les coûts auraient diminué de façon très sensible au cours des dernières années. « Outre le coût de développement informatique et le travail de négociation avec les banques, le système suppose aussi de dédier un responsable en interne », complète Christian Rouvière, de Rexel, qui accepte aussi bien la carte achat de niveau 1, pour les transactions avec les agences en France, ou 3, pour les commande à distance via le site de commande électronique Rexel Achats mis en place pour les clients.

Mise en place d’une offre d’accompagnement

Malgré ces réticences, une dynamique serait enclenchée, selon l’Apeca (Acteur pour la promotion des échanges commerciaux et achats dématérialisés), sous l’impulsion des nombreux projets menés dans les ministères et les collectivités territoriales. Une tendance qui serait également perceptible dans la sphère privée. Chaque année, l’utilisation de la carte serait en augmentation, tant en nombre de transactions qu’en chiffre d’affaires, à en croire les derniers bilans présentés par l’association. Non seulement les directions des achats qui utilisent déjà la carte apprécient de voir leurs tâches administratives diminuer et les traitements raccourcir, mais les expériences montrent qu’un investissement limité peut suffire pour adopter la carte et fournir le détail des lignes de commandes. Quant au prix de gestion des transactions par carte, il dépend généralement de la taille de l’entreprise et des volumes à traiter. Au final, le retour sur investissement serait extrêmement court.

D’autre facteurs devraient contribuer à l’accélération du déploiement de la carte en France. D’abord le fait que le périmètre adressable est largement extensible. Hormis les produits ou les services stratégiques et les bien stockés, pour lesquels un suivi informatisé et des procédures de contrôle sont déjà en place, tous les achats peuvent théoriquement être effectués à l’aide d’une carte d’achat. « Alors que nos 70 millions de dollars d’achats réalisés par carte chaque année ne représentent que 8 % du total, et que 90 % concernent les Etats-Unis, nous avons une marge importante de déploiement », confirme Carlos Viegas. « Notre procédure devrait aussi nous permettre de progresser. Non seulement, lors du sourcing, nous identifions les candidats en demandant à chaque fournisseur s’il est à même d’utiliser la carte d’achat, mais notre banque partenaire mène des campagnes de recrutement ».

Les évolutions réglementaires en faveur de la dématérialisation, notamment pour les factures et les réponses aux appels d’offres, devraient aussi stimuler les projets. De même que les travaux menés à l’échelle européenne pour favoriser l’interopérabilité des plates-formes, dans le cadre du Sepa, le Single European Payment Area. Dans ce contexte en permanente évolution, un travail de veille et de partage d’expérience paraît déterminant pour appréhender au mieux les enjeux liés au déploiement et à l’utilisation de la carte d’achat. Les équipes d’Acxias, souvent interpellées sur le sujet, peuvent d’ailleurs aider les entreprises qui souhaitent approfondir ou déployer un dispositif dans ce sens. Pour apporter la meilleure réponse, le cabinet est en train de finaliser une offre d’accompagnement proposant une approche structurée et constructive.