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Les comptes fournisseurs, fondation de la stratégie achats

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La session de novembre des 20 minutes de l’e-achat, le cycle de formation en ligne d’acxias, était consacrée à la gestion des comptes et des relations fournisseurs. L’occasion d’en rappeler les enjeux et de délivrer quelques recommandations.

Pour aborder la gestion des comptes et des relations fournisseurs, la thématique de son webinaire de novembre, acxias avait choisi de lister une série de bonnes pratiques. Quatre précisément, sachant qu’« il existe autant d’approches et de philosophies que de cas d’entreprise, en fonction du contexte et de leur historique achats », a rappelé d’emblée Bertrand Gabriel, directeur général du cabinet. Autre rappel : l’objectif doit rester la couverture maximale des dépenses par les achats, si possible à travers des contrats cadres, et la conformité des commandes (fournisseurs validés, contrats actifs) et des paiements.   

cubePremière bonne pratique : mettre la création des fournisseurs sous contrôle des achats, au moins à travers un processus de validation. « Ce n’est pas au moment de régler une facture que la vérification doit s’opérer, mais en amont de la commande, au moment du choix du fournisseur », a expliqué Bertrand Gabriel. Sur le sujet, la marge de progrès serait énorme : « en moyenne, la proportion de fournisseurs sauvages représente entre un tiers et la moitié du nombre de fournisseurs référencés ».

La seconde bonne pratique consiste à instaurer une gestion du cycle de vie des fournisseurs : depuis l’identification jusqu’au déréférencement, en passant par la qualification, la contractualisation, le suivi d’exécution, etc. « En théorie, cela paraît simple et évident, a prévenu Bertrand Gabriel. Mais dans la pratique, les directions des achats découvrent que cette gestion est compliquée, même à l’aide d’un outil dédié, et qu’une organisation adéquate est nécessaire ».

Aligner le niveau de centralisation de la base fournisseurs sur l’organisation achats constitue la troisième bonne pratique suggérée par acxias. L’idéal, selon Bertrand Gabriel : une unique base fournisseurs au niveau d’une direction des achats centrale, alimentant si nécessaire différents ERP locaux. D’ajouter, pour répondre à la question d’un participant : « Dans les organisations achats matures, elle a vocation à servir de « base maître », la direction financière ne faisant que la compléter en y ajoutant des informations propres à ses processus ».

Enfin la quatrième bonne pratique porte sur la mise en place d’un processus d’amélioration continue, pour disposer d’un référentiel de qualité, c’est-à-dire fiable et cohérent. Cela passe par les étapes classiques de nettoyage-rationalisation, de formatage-normalisation (classification sur la base d’un identifiant unique), de qualification-enrichissement. « Sans oublier une étape ultime pour stimuler la collaboration avec les fournisseurs, », a complété Bertrand Gabriel. Chacun d’eux doit devenir un véritable partenaire, amené à cogérer ses données, à copiloter sa performance, à s’impliquer dans des co-développements, etc.