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acxias is currently recruiting a consultant specialising in procurement information systems and purchasing organisation optimisation

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Les achats de Safran à la pointe de la RPA

Pour transformer automatiquement en commandes une partie de ses demandes d’achat, le groupe international de haute technologie a opté pour des robots RPA (Robotic process automation), mis en œuvre par Acxias.

Franck-JeanvoineDepuis 2018, la direction des achats de Safran s’intéresse aux opportunités offertes par la RPA afin d’améliorer et d’accélérer le traitement d’une partie de ses processus, dès lors qu’ils sont stables et robustes. Pour ce projet d’automatisation, réalisé par l’agence de digitalisation des achats Acxias avec la solution UiPath, une phase préparatoire a d’abord permis d’identifier les processus éligibles. « Ensuite, nous avons commencé à explorer les volumes de demandes d’achat pour des besoins émis avec notre application Ariba P2R (Procure-to-receipt), sur la plate-forme Ariba Buying », explique Franck Jeanvoine, responsable du département méthodes, outils et performance achat du groupe.

Cette piste d’automatisation a été instruite et validée sur un périmètre précis : la mise à jour des demandes d’achat (PR, Purchase requisition) de faible montant hors catalogue contenant un devis en pièce jointe, de telle sorte qu’après validation elles puissent être transformées en commandes sans autre intervention humaine. En effet, ce processus inclut « une grosse part de travail administratif, très répétitif et fastidieux, pouvant demander jusqu’à 15 à 20 minutes par opération », indique Idriss Mrani, responsable DSO (Département Support Opérationnel) de Safran Purchasing, la direction des achats hors production du groupe. La robotisation visait donc un double objectif : faire mieux avec les mêmes ressources, et délester les équipes métiers de tâches rébarbatives et chronophages pour les recentrer sur l’essentiel (analyse des marchés, échanges avec les fournisseurs et accompagnement des utilisateurs).

Idriss-MraniCe traitement, réalisé au sein même d’Ariba Buying par des opérateurs du DSO, respecte la séquence suivante : vérification des données de la demande, contrôle de cohérence avec les informations du devis, ajout d’un commentaire standard, préparation pour validation de la demande. La commande est ensuite générée en bout de chaîne. Ce processus s’articule autour de deux robots. Le premier récupère les pièces jointes au format Pdf, extrait les informations à l’aide d’un système OCR (reconnaissance de caractères) et les restitue dans un format structuré (XML). Le second robot lit les informations structurées puis les compare aux données de la demande dans SAP Ariba, avant de valider.

Mené en mode agile, le projet a nécessité quelques ajustements. « La RPA a montré certaines limites, liées au contexte assez technique de Safran et aux spécificités de nos outils, » reconnait Idriss Mrani. « Mais sa montée en puissance, couplée, dans un possible second temps, à l’intégration des technologies d’intelligence artificielle et d’apprentissage, devrait nous permettre de progresser ». Fort des résultats obtenus, Safran envisage désormais d’étendre le périmètre de la RPA. Le projet pourrait notamment inclure toutes les demandes d’achat de faible montant sans devis, à l’origine d’environ 35 % du volume annuel total des commandes hors catalogue. De son côté, Acxias, qui vient de se doter d’un centre d’expertise RPA, a initié d’autres projets basés sur cette technologie, par exemple pour automatiser l’administration de la plate-forme SAP Ariba.

Pour en savoir plus :
« Les robots RPA libèrent les acheteurs des tâches administratives », 5ème numéro de La Veille Acxias