Un contrat électronique présente de nombreux avantages par rapport à un contrat papier, dans sa gestion individuelle, mais aussi dans le cadre du pilotage global des achats, des approvisionnements et de la comptabilité fournisseurs. Décryptage par l’équipe de consultants d’Acxias.
1 – Amélioration de la productivité
Cela reste sans conteste le plus grand bénéfice. Pour un contrat papier, il faut compter 2 exemplaires, signés en interne, puis des renvois entre les parties, l’archivage et la numérisation. Une opération comprise entre 20 et 30 minutes. Il suffit de quelques clics pour un contrat électronique, soit 1 à 3 minutes.
2 – Réduction du délai de contractualisation
Pour un contrat papier, la date du début de contrat devient parfois antérieure à la date à laquelle est réceptionné l’exemplaire signé par le partenaire en raison de la durée trop longue du processus, soit entre 1 à 3 semaines. Ce délai est estimé entre une heure et un jour pour un contrat électronique.
3 – Fiabilisation des échanges de documents
Un pourcentage estimé de documents égarés malgré les courriers recommandés ou l’envoi par coursier pour un contrat papier contre des pertes nulles pour un contrat électronique. Car dans le cas d’un contrat électronique, la traçabilité et la sécurisation de l’envoi sont assurés. De plus, les accès en lecture sont également tracés : qui, quoi, quand.
4 – Réduction des coûts de gestion et de frais généraux
Exit les frais d’impression, d’affranchissement et d’archivage pour un contrat électronique. Seuls subsistent les coûts des logiciels. Le temps passé à la recherche d’un contrat ou à sa restauration en cas de perte, voire à la gestion d’un litige, est aussi réduit.
5 – Optimisation de la gestion du cycle de vie du contrat
Avec un contrat papier, la traçabilité de la vie du contrat est limitée. A contrario, pour un contrat électronique il est possible de recevoir des alertes, par exemple en cas de retard de signature, ou encore à l’approche de certaines échéances : renégociation, etc.
6 – Verrouillage des termes du contrat
Pour un contrat électronique, il est possible de verrouiller le document et ainsi d’éviter l’ajout d’amendements de la part des fournisseurs sans en être averti. Ce qui a pour effet de réduire les risques d’apparition de nouvelles clauses, de modifications, etc.
7 – Partage sécurisé des données et documents
Mettre en place un contrat électronique permet de garantir la confidentialité des informations contractuelles en définissant les règles et les autorisations d’accès aux documents, et surtout en contrôlant leur respect.
8 – Gestion de la performance des contrats
Mesurer et évaluer la performance des contrats est beaucoup plus simple lorsqu’ils sont au format électronique. Des analyses automatisées peuvent aider à déceler les contrats mal dimensionnés ou insuffisamment pilotés, qui pénalisent les résultats.
9 – Simplification du travail des juristes
Un contrat électronique facilite le quotidien des équipes juridiques, en leur permettant d’abord de gagner du temps : élaboration, recherche, etc. Il est primordial pour elles de pouvoir faire face à des contrôles d’autorités ou des demandes de la direction, et de réduire le risque de contentieux.
10 – Automatisation du contrôle de conformité
Le contrôle de conformité, par rapport aux exigences internes ou aux règlementions en perpétuelle évolution, est essentiel pour atteindre les objectifs dans le respect des obligations et des pratiques. Le recours à l’intelligence artificielle sur des contrats au format électronique optimise l’opération.