Pour près d’un quart des participants au sondage en ligne mené à la fin du mois d’août par Acxias, la création des demandes ou des commandes d’achat prend généralement un temps considérable. En effet, environ 9 % des répondants ont déclaré que cette opération leur prenait en moyenne entre 10 et 15 minutes, tandis que 14 % affirment qu’elle peut même dépasser cette durée. Ces délais prolongés finissent par ralentir l’ensemble du processus de validation interne ainsi que la chaîne d’approvisionnement, générant des retards qui peuvent se répercuter sur d’autres aspects de l’organisation. Ce phénomène est particulièrement préoccupant dans un contexte où l’efficacité et la rapidité d’exécution sont devenues des facteurs clés de succès pour les entreprises, confrontées à une concurrence de plus en plus féroce.
À l’inverse, seuls deux répondants sur dix (18 %) affirment pouvoir accomplir cette tâche en moins de cinq minutes. Cette minorité, bien que privilégiée, ne représente qu’une petite partie des entreprises ayant su optimiser leurs processus d’achats. Dans un grand nombre d’organisations, cette tâche reste encore largement effectuée de manière manuelle par un ou plusieurs collaborateurs, ce qui alourdit la charge de travail et augmente la complexité, notamment lorsque les documents à traiter comportent plusieurs lignes. Ces situations sont fréquentes et rendent le processus non seulement fastidieux, mais aussi chronophage, détournant les équipes d’autres missions essentielles.
Pour remédier à cette situation, de plus en plus d’entreprises se tournent vers l’automatisation. L’utilisation d’un outil intégrant des technologies avancées d’intelligence artificielle, apparaît comme une solution innovante pour améliorer l’efficacité. Parmi les outils qui se distinguent, on retrouve la solution développée par Acxias, appelée Quote.ai. Cette technologie permet non seulement d’accélérer considérablement la création des demandes et des commandes d’achat, mais elle libère également du temps précieux pour les équipes. Plutôt que de se perdre dans des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, les collaborateurs peuvent ainsi se recentrer sur des activités plus stratégiques et porteuses de valeur pour l’entreprise.
En adoptant ce type de solutions automatisées, les entreprises peuvent espérer améliorer leurs performances globales tout en optimisant leurs ressources. En effet, l’automatisation ne se limite pas simplement à un gain de temps, mais elle permet également de réduire le risque d’erreurs humaines, souvent coûteuses, tout en assurant une meilleure fluidité dans l’ensemble du processus d’achat. À terme, ces gains de productivité se traduisent par une augmentation des résultats et une amélioration de la compétitivité, dans un marché où la rapidité et l’efficacité font toute la différence.
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