En déployant des catalogues électroniques, les entreprises mettent sous contrôle les bonnes pratiques d’achat et renforcent le respect des contrats et des procédures, tout en simplifiant les opérations pour les clients internes et les prescripteurs. Pour faciliter la tâche des acheteurs, Acxias propose un accompagnement étape par étape et des solutions avancées. Madeleine de Vathaire, consultante spécialiste chez Acxias, répond à dix questions sur ce sujet clé.
1 – En quoi consiste un catalogue électronique ?
Le principe d’un catalogue électronique est de mettre à disposition des équipes opérationnelles les informations tarifaires ou les bordereaux de prix unitaire du contrat signé avec les fournisseurs, de façon structurée, illustrée. Plus concrètement, un catalogue permet de consulter, comparer et acheter des produits et des services disponibles auprès de fournisseurs référencés, de manière centralisée et structurée.
2 – Quels sont les différents types de catalogues, et comment les choisir ?
Un catalogue hébergé (CIF, Excel ou BMEcat) offre simplicité de mise en place et homogénéité de l’expérience utilisateur, et est directement accessible dans la solution achats de l’entreprise. C’est l’option à privilégier pour les catalogues de biens, avec un nombre raisonnable de références, une stabilité tarifaire et des configurations simples. Le catalogue punch-out de niveau 1 est plus long à mettre en place et dépend davantage des capacités e-commerce des fournisseurs, mais il permet de s’interfacer avec le site internet de ces derniers, facilitant la mise à disposition d’un grand nombre de références et permettant de faire des rotations d’articles ou d’appliquer des mises à jour tarifaires de façon dynamique. Enfin, les catalogues punch-out niveau 2 permettent, comme les punch-out niveau 1, de mettre à jour les articles et tarifs en continu mais également de comparer les articles d’un fournisseur à ceux de ses concurrents, directement dans la solution achats de l’entreprise. Enfin une solution comme Punch-out 4.0, une innovation unique d’Acxias, permet de transformer automatiquement des catalogues punch-out niveau 1 en catalogues hébergés ou en catalogues punch-out niveau 2.
3 – Que propose un outil de gestion des catalogues ?
A l’image du module SAP Ariba Catalog, ces outils ont souvent un statut hybride, à l’interface entre les processus Upstream (Source-to-contract) et Downstream (Procure-to-pay). La mise en place de catalogues constitue également la déclinaison opérationnelle et transactionnelle des conditions négociées par les acheteurs et sa mise à disposition auprès des prescripteurs et clients internes, requérant de mettre autour de la table des parties prenantes qui n’échangent ensemble qu’épisodiquement. Le déploiement de catalogues fournisseurs requiert aussi la collaboration des acheteurs, des fournisseurs et des gestionnaires de catalogues.
Pour ces raisons, cette approche nécessite une coordination étroite des différents acteurs, et un pilotage en mode projet, mais permet de répondre aux ambitions communes aux acheteurs, aux fournisseurs et aux utilisateurs internes qui peuvent commander depuis une interface « e-commerce like », auprès des fournisseurs choisis par les acheteurs, et dans les conditions du contrat.
4 – Quel est l’indicateur le plus pertinent pour suivre un projet de déploiement de catalogues électroniques ?
L’indicateur le plus pertinent est le taux d’automatisation, à savoir le ratio entre les articles achetés par le biais d’un catalogue et les articles achetés hors catalogue, tous fournisseurs confondus. Par ailleurs, la charge de travail (en ETP) nécessaire pour le passage de commandes est également intéressante à étudier, puisque le gain de temps – tant en termes de charge que de durée – est considérable, et les flux d’approbation simplifiés : les acheteurs ayant verrouillé prix et conditions en amont, ils peuvent se retirer du flux d’approbation des demandes/commandes une fois que le catalogue est mis en place.
5 – Quelle est la clé du succès ?
Une méthodologie rigoureuse, en mode projet, ainsi qu’une conduite du changement efficace sont fondamentales pour réussir un projet de déploiement de catalogues. L’installation d’un nouveau catalogue implique des objectifs, des échéances, des contraintes et des acteurs spécifiques, qu’il convient de piloter en tant que tel. Quels que soient le type de catalogue et le mode de chargement, la phase de déploiement est un projet à part entière, avec un kick-off (lancement), des activités précises, des points de coordination, des livrables, une période d’hypercare, c’est-à-dire de vigilance et de support renforcé à l’issue de la mise en production, et une clôture de projet.
Il convient également d’avoir une solution achats performante et adaptée et d’exploiter pleinement ses capacités. SAP Ariba offre de multiples fonctionnalités, avec une solution avancée de gestion de contenus et SAP Ariba Guided Buying, une interface intuitive et « e-commerce like » : bandeau de communication, contact de l’acheteur, document de communication inclus à la tuile catalogue, etc.
6 – Quels sont les prérequis pour réussir la bascule en production du catalogue ?
Le prérequis essentiel : un timing clair, pour l’arrêt de l’ancien mode de fonctionnement et le démarrage du nouveau basé sur un catalogue en ligne (cut-over). Il convient également d’avoir des données de base et des données fournisseurs fiables et nettoyées : suppression des doublons, clarification des rôles fournisseurs (entités légales, sites d’expédition, entités recevant les commandes, etc.). SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance (SLP) peut faciliter cette gestion des comptes tiers fournisseurs en décloisonnant ces informations et effectuant systématiquement un contrôle de doublon avant référencement, idéalement en lien avec un référentiel fiable tel Dun & Bradstreet nativement connectable à Ariba SLP.
La communication de l’existence, ainsi que des avantages et spécificités des catalogues fournisseurs en place, est également déterminante. Et, surtout dans les premières semaines, il convient également de vérifier que les demandes hors catalogues pour ce fournisseur ou des fournisseurs concurrents se tarissent, par exemple en ajoutant un approvisionneur dans le flux des demandes d’achats hors catalogues. Cela permet de rediriger les opérationnels vers les articles du catalogue.
7 – Quelles sont les spécificités de la gestion des catalogues dans SAP Ariba ?
Elles sont nombreuses ! Par exemple, il est possible de gérer de façon fine la ségrégation et la visibilité des catalogues en raisonnant par groupe utilisateurs, par profil, par centre de coût ou même par entité légale. Le gestionnaire de catalogues a une grande flexibilité pour faciliter les accès aux catalogues de la façon qui conviendra le mieux aux utilisateurs finaux : les tuiles peuvent être hiérarchisées en cinq niveaux, et correspondre à des catégories, des fournisseurs, des fabricants, ou tout autre critère, afin de suivre la logique de recherche la plus naturelle et intuitive des demandeurs. Enfin, grâce aux mots-clés, des articles de fournisseurs différents peuvent être aisément identifiés et comparés.
8 – Quels sont les points sensibles à prendre en compte ?
La gestion des frais de port, variables suivant les adresses d’expédition du fournisseur et de livraison du client, donc à des mailles plus fines que les entités légales sur lesquelles portent les catalogues, nécessite généralement une analyse spécifique.
9 – Qui charge les catalogues hébergés ?
Il y a deux approches possibles. Si c’est le fournisseur, le projet est davantage chronophage, mais c’est un investissement pour l’avenir : le fournisseur devient maître et responsable de ses données, notamment lorsqu’il est nécessaire de mettre à jour le catalogue, à la suite d’un avenant au contrat par exemple. Si c’est le client, c’est-à-dire l’équipe achats et le gestionnaire de catalogues chez le donneur d’ordres, c’est bien plus facile et rapide à mettre en place. Mais dans la durée, cela représente une charge de travail plus importante pour les équipes internes.
10 – En synthèse, quels sont les avantages des catalogues électroniques ?
Les activités de mise en place de catalogues électroniques représentent un investissement, dont le ROI (retour sur investissement) est généralement atteint en quelques semaines, grâce à la fluidité et la rapidité des commandes, la suppression des flux d’approbation acheteurs/approvisionneurs et la réduction drastique en aval des litiges de facturation.
Surtout les catalogues permettent la réduction des achats sauvages et le renforcement de la conformité contractuelle : les opérationnels passent commandes auprès des fournisseurs référencés et qualifiés par les achats, aux bons prix et aux conditions négociées par les achats.