Dans leur quotidien, les équipes achats et comptables sont amenées à réaliser de nombreuses tâches chronophages et répétitives, généralement fastidieuses. Pour les soulager et leur libérer du temps, la technologie RPA permet de confier une partie de ces tâches à des robots logiciels, qui les exécutent de façon continue et fiable. Cette innovation était l’objet du webinar organisé mi-février par Acxias et son partenaire UiPath, suivi par une quarantaine de décideurs achats, approvisionnements et finance, illustré par le témoignage du groupe Safran.
Vous êtes responsable achats ou finance, et vous souhaitez libérer vos équipes des opérations répétitives et chronophages ? La solution existe. Son nom : RPA, pour Robotic process automation, autrement dit l’automatisation robotisée des processus. « La mise en place de robots logiciels, qu’une immense majorité des entreprises considèrent comme un des principaux leviers de leur transformation digitale, adresse plusieurs enjeux : accroître le chiffre d’affaires et abaisser les coûts, améliorer la satisfaction clients, et réduire le risque de non-conformité », a détaillé Ludovic Duverger, Technical partner manager chez UiPath, en introduction du webinar. Selon lui, déléguer à des robots toutes les tâches fastidieuses permet aussi de renforcer l’engagement des employés, qui peuvent se concentrer sur « ce qui compte vraiment » et bénéficier d’une meilleure qualité de vie au travail.
Mais comment cela fonctionne-t-il ? Si un mini-sondage express a révélé un bon niveau de maturité sur le sujet, le responsable d’UiPath est revenu en détail sur les mécanismes de cette technologie. La RPA associée à l’Intelligence artificielle (IA) permet une collaboration entre le digital et l’humain pour déléguer une partie des tâches rébarbatives (saisies, copier-coller, recherches d’informations, etc.) à des robots. Il peut s’agir d’un « robot assisté », sorte de compagnon digital personnel disponible sur chaque poste, que l’utilisateur peut solliciter pour l’aider au quotidien, ou de « robots non-assistés », installés en back-office et qui travaillent sans intervention humaine hormis pour gérer les exceptions. Concrètement, « ces robots imitent les actions humaines, avec n’importe quel type d’application, pour exécuter une opération ou manipuler des données structurées, en continu et sans faire d’erreur », a résumé Ludovic Duverger, précisant que ce type de projet est rapide à déployer : de quelques jours à quelques mois au maximum dans les environnements les plus complexes.
Pour les entreprises convaincues de l’intérêt de la RPA, l’enjeu est d’identifier les processus potentiellement concernés puis de développer des robots en se fixant des priorités, selon une méthodologie rigoureuse, comme celle présentée par Acxias. « Un bon candidat est un processus long, lourd et répétitif, qui représente une certaine volumétrie afin de garantir un bon retour sur investissement », selon Guillaume Vassaux, responsable intégration et innovations au sein de l’agence en digitalisation. « Le processus doit aussi être parfaitement maîtrisé et bien documenté, pour savoir comment gérer les éventuelles exceptions ». Pour présenter la méthodologie, il s’est appuyé sur plusieurs cas d’usage répondant à des problématiques rencontrées au cours de différents projets d’implémentation de logiciels, en particulier SAP Ariba. D’abord, l’enregistrement de fournisseurs, la création d’appels d’offres et la mise à jour de contrats, par récupération ou réplication de données issues de différentes sources (ERP, mail, etc.). Ensuite, l’administration des utilisateurs, à partir des demandes de changement. Enfin le contrôle des demandes d’achat et, en ajoutant des fonctionnalités d’IA, leur création automatique à partir de devis.
Pour illustrer le contrôle des demandes d’achat, Safran a présenté le projet d’automatisation robotisée qui lui a permis de délester ses acheteurs de plusieurs dizaines de milliers d’interventions manuelles par an. Avant d’engager la mise en place de robots, une phase préparatoire avait permis d’identifier les processus éligibles et de valider l’automatisation sur un périmètre précis : les demandes de faible montant hors catalogue contenant un devis en pièce jointe, avec comme objectif de pouvoir les transformer en commandes sans autre intervention humaine que leur validation. Techniquement, le processus s’articule autour de deux robots, développés par Acxias. Le premier analyse les devis de la demande d’achat, pour en extraire les informations et les restituer dans un format structuré. Le second robot lit ces informations structurées puis les compare aux données de la demande dans SAP Ariba, avant de valider. Aujourd’hui, « le travail des robots, qui fonctionnent en continu, nous permet d’absorber les pics de charge », s’est félicité Idriss Mrani, responsable du Département Support Opérationnel (DSO) au sein de la direction des achats du groupe. Les acheteurs n’ont plus la pression d’avant, et les clients finaux ne voient aucune différence puisque la robotisation leur est totalement transparente, si ce n’est une accélération des traitements.
Plus d’information : compte rendu (version longue), replay, slides de présentation