Dans leur quotidien, les équipes achats et comptables sont amenées à réaliser de nombreuses tâches chronophages et répétitives. Pour les soulager et leur libérer du temps, la technologie RPA (Robotic process automation) permet de confier une partie de ces tâches fastidieuses à des robots logiciels. Mais de quoi s’agit-il et comment la mettre en œuvre ?
1 – En quoi consiste la RPA ?
Apparue avec la robotisation dans l’industrie, la RPA consiste à confier à un robot logiciel des actions réalisées par un utilisateur dans une application informatique. Elle soulage les équipes et leur permet ainsi de se concentrer sur les dossiers complexes ou sur les exceptions, et sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. En entreprise, les fonctions achats, logistique et supply chain, ainsi que les fonctions financières, de trésorerie et d’audit seraient les plus concernées, juste derrière les fonctions de service client.
2 – Quels sont les traitements concernés ?
Opérations de saisie, de copier-coller, d’extraction et de consolidation de données : le champ d’application est vaste, dès lors qu’un processus est précisément décrit et stable, et que l’intervention humaine n’est plus nécessaire. Toutefois, la RPA doit plutôt être réservée aux processus très répétitifs avec un faible taux d’exception, et nécessite une source structurée de données.
3 – Aux achats, quels domaines sont principalement visés ?
Sur le périmètre des achats et des fonctions connexes, trois domaines sont concernés en priorité. Celui directement dévolu aux acheteurs, d’abord, puisqu’un robot peut superviser la réception des pièces d’un dossier lors d’un appel d’offres, contrôler et valider des données dans le cadre de l’analyse des dépenses ou du référencement d’un fournisseur, faciliter la collecte d’informations pour la compréhension du marché, ou encore compléter automatiquement des contrats à partir de modèles et d’offres fournisseurs. Deuxième domaine concerné : les approvisionnements et la chaîne logistique, par exemple pour la création et l’envoi des bons de commandes en fonction des niveaux de stocks et des tendances de consommation. Enfin, la RPA peut automatiser de nombreuses opérations dans le domaine de la finance et de la comptabilité fournisseurs, en particulier pour le traitement des factures.
4 – Comment cela fonctionne-t-il ?
Techniquement, un robot RPA est un composant logiciel répliquant des actions jusqu’alors réalisées par un opérateur humain à travers l’interface d’une application informatique, de façon répétée et totalement autonome. Sa mise en œuvre consiste à automatiser un processus métier via un logiciel spécialisé, capable de suivre un schéma logique représentant graphiquement la chaîne d’exécution. Cette robotisation des tâches repose sur des algorithmes modélisant des jeux de règles, afin de permettre la réalisation d’une ou plusieurs opérations spécifiques de façon automatisée. Ensuite, les robots se connectent aux applications et vont y réaliser des séquences d’actions, à l’instar de ce que ferait un utilisateur en interagissant avec son ordinateur via un clavier et une souris.
5 – Quel est le délai de mise en place de robots RPA ?
Après validation du processus cible, le projet s’échelonne sur quelques semaines ou quelques mois, sachant qu’il porte généralement sur une séquence d’opérations parfaitement maîtrisée. Dans un projet RPA, la partie la plus longue concerne la sélection des tâches du processus cible, généralement selon une approche Pareto mettant en regard l’effort et le résultat à atteindre. Ce travail préparatoire s’effectue en plusieurs étapes, plus ou moins longues en fonction du niveau d’automatisation recherché.
6 – Faut-il instaurer des procédures de validation après le traitement des robots, et ces derniers peuvent-ils générer de nouvelles actions ?
Aucune étape de validation n’est nécessaire après le passage des robots, qui réalisent les traitements de façon autonome de bout en bout. Pendant les mois de rodage, un valideur permet seulement de contrôler la bonne exécution du processus. Une fois le caractère déterministe du traitement confirmé, le flux peut-être totalement automatisé. Après le traitement, le robot est même capable de générer des actions supplémentaires, en envoyant par exemple une relance à un fournisseur en cas d’anomalie lors du traitement d’une facture. Pour cela, il suffit qu’un modèle ait été défini en amont et qu’il s’agisse d’une réponse générique.
7 – Comment être sûr qu’un robot RPA ne commet pas d’erreurs ?
La plupart des erreurs dans un traitement répétitif réalisé par un opérateur humain sont généralement dues à une faute d’attention ou à de la fatigue. Le robot n’est pas soumis à ce type de problème, même en travaillant jour et nuit, et sur d’importants volumes d’opérations et de données. Bien sûr, il peut rencontrer des exceptions. Dans ce cas, le robot isole la transaction qui pose un problème pour passer la main à un utilisateur ou à minima enregistrer le contexte d’exécution de cette transaction pour permettre à un utilisateur d’intervenir plus tard.
8 – Est-il possible de suivre et d’analyser les flux traités par des robots RPA ?
Oui, et c’est même une bonne pratique importante de l’automatisation robotisée. La plupart des logiciels RPA proposent d’ailleurs une solution ad hoc avec un module dédié, qui permet de suivre le comportement des robots, de mesurer leur performance, d’examiner les résultats, etc. En plus de rapports analytiques, un système d’alerte peut même être mis en place pour intervenir en temps réel en cas de besoin.
9 – Les robots sont-ils développés directement dans les logiciels de RPA, à partir de quel langage de programmation ?
La plupart des logiciels de RPA proposent un atelier graphique, qui permet de concevoir les processus par simple glisser/déposer d’activités à paramétrer. Une fois le processus conçu, il est déployé au sein d’une console de gestion, qui gère les robots et leur assigne le travail à effectuer. En fonction de règles de planification ou d’évènements, les processus sont donc distribués aux robots pour exécution. Ces logiciels proposent souvent une plateforme “low-code” qui ne nécessite pas de langage de programmation, même s’il est parfois nécessaire de maîtriser quelques concepts en la matière.
10 – Comment sont gérées les anomalies que peut rencontrer un robot RPA ?
Sur ce point, il faut envisager trois types de “problèmes” potentiels :
– Une anomalie métier, comme l’absence d’une date ou d’un montant dans une facture. Dans ce cas, des règles de cohérence seront mises en place, qui engendreront une exception métier si elles ne sont pas respectées. Une demande de correction sera déposée dans la corbeille de tâche des personnes concernées pour validation/correction/amendement des informations, avant que le robot ne poursuive son traitement.
– Une anomalie technique contextuelle, par exemple si la solution digitale ou un site Web que le robot est censé utiliser ne répond pas comme il le devrait. Dans ce cas, une exception technique est levée, le contexte d’exécution en cours sera décrit à l’administrateur accompagné d’une impression d’écran du contexte d’exécution, afin qu’il puisse analyser le problème et agir en conséquence.
– Une anomalie technique permanente, comme la refonte des interfaces dans la nouvelle version d’une application utilisée par le robot. Le principe de l’exception technique reste équivalent au scénario précédent, mais sa résolution passera alors par un re-design du traitement en cours, et fera appel au développeur RPA pour amender le processus lui-même et en publier une nouvelle version.
11 – Quelles solutions RPA sont proposées par Acxias à ses clients ?
En tant que partenaire SAP de référence sur Ariba dans l’Hexagone, l’agence propose d’abord la solution Process Automation incluse dans SAP BTP, la Business Technology Platform qui regroupe dans un même environnement unifié les données et l’analytique, l’intelligence artificielle, le développement d’applications, l’automatisation et l’intégration proposés par l’éditeur. Acxias a également conçu et développé des offres complémentaires intégrant la RPA, notamment Quote.ai (création automatique des demandes d’achats), Invoice 4.0 (dématérialisation globale des factures) ou encore Aura (automatisation de la gestion des utilisateurs). Parmi les clients d’Acxias, Safran a déployé plusieurs de ces innovations, avec des résultats spectaculaires tant sur le plan de l’efficacité opérationnelle qu’en termes de gains financiers.
12 – Comment la RPA va-t-elle évoluer, quelles sont les innovations attendues ?
Les promoteurs de la RPA veulent désormais ajouter de l’intelligence artificielle aux plateformes d’automatisation, pour améliorer encore leur capacité de traitement. La combinaison des deux technologies, ou IPA pour Intelligent process automation, permettra de décupler la puissance des systèmes et de soulager encore les acheteurs. Alors qu’un agent conversationnel de type « chabot » basé sur une RPA classique ne fera par exemple que dérouler un processus, son couplage à un dispositif d’IA lui permettra de comprendre le sens d’une question ou de déceler un sentiment (colère, satisfaction, frustration, etc.) chez l’interlocuteur, pour apporter une réponse plus appropriée, voire gérer les exceptions en les confiant à un opérateur humain. Plus globalement, grâce à l’IA, le travail d’un robot RPA ne se limitera plus aux formulaires et autres données structurées, mais s’appliquera à n’importe quel type de contenu.