Pour faciliter le déploiement d’une solution digitale achats en favorisant notamment l’adhésion des utilisateurs, une démarche de conduite du changement doit être menée, selon une méthodologie rigoureuse d’analyse de l’existant, de formation et d’accompagnement. Ces grandes étapes sont généralement précédées d’une première phase d’information pour annoncer le lancement du projet et répondre aux questions générales que suscite tout chantier de transformation. Des questions notamment sur le sens et la nature du changement : Pourquoi changer ? Sur quoi va porter le changement ? Pourquoi est-ce important pour l’entreprise ? Quels nouveaux outils et pratiques va-t-il falloir adopter ? etc.
Des ateliers participatifs pour coconstruire le changement
Si le but de cette phase préliminaire est d’expliquer la finalité du projet et de rassurer les acteurs concernés, il s’agit aussi de mobiliser une communauté pour initier les débats de façon canalisée et engager la collaboration des parties prenantes du projet de manière solidaire. « L’implication des futurs utilisateurs, le plus en amont possible et tout au long de la démarche, s’effectuera notamment à travers des « ateliers d’expérience » ou participatifs, qui doivent leur permettre de s’exprimer et de coconstruire le changement », précise Bertrand Gabriel, directeur du développement et des comptes stratégiques chez Acxias. Cela, avec l’appui de ressources dédiées au sein des unités métiers ou opérationnelles, pour prendre en compte toutes les dimensions de la problématique.
Un pilotage transverse de la conduite du changement
Il est fondamental que les différentes actions de conduite du changement aboutissent à la réalisation du projet et de ses objectifs, par un pilotage transverse mené à toutes les étapes de la démarche. La performance des actions se mesure par des indicateurs déterminant les niveaux d’information, de compréhension et finalement d’adhésion des acteurs concernés, regroupés au sein d’un tableau de bord du changement.
Le premier niveau de pilotage consiste à s’assurer que les actions de conduite du changement prévues ont bien été réalisées en termes de contenu, de planning et de coût. Au deuxième niveau, plus complexe à mettre en œuvre, il s’agit d’évaluer si le changement souhaité est bien en cours de progrès et de revoir en conséquence le plan de gestion des risques, initié lors de l’étape de diagnostic et d’étude d’impacts. Enfin, au terme du projet, il convient de vérifier que la démarche de conduite du changement a bien entraîné les résultats attendus, notamment pour identifier les écarts par rapport à la cible et prévoir les actions correctives à mettre en œuvre. « A ce stade, il s’agit aussi d’identifier des axes de progrès, en s’appuyant cette fois sur des indicateurs métiers, pour renforcer l’adhésion des utilisateurs et améliorer l’effet d’entrainement », explique Bertrand Gabriel. Par exemple en présentant des indicateurs de déploiement comparant l’avancement entre différentes unités ou sites.
Article complet de La Veille Digital Achats : « La conduite du changement, l’âme de la transformation digitale »