Parmi les retours d’expérience présentés lors de la Convention 2024 des Utilisateurs de SAP Francophones, celui du groupe Carrefour a mis en avant les facteurs clés de réussite du déploiement de SAP Ariba dans un contexte international et multi-ERP.
Les 9 et 10 octobre derniers, l’association des Utilisateurs de SAP Francophones (USF) tenait sa convention annuelle au Grand Palais de Lille. Parmi les 75 Ateliers figurant au programme, le retour d’expérience de Carrefour (plus de 300 000 collaborateurs, 94 milliards d’euros de chiffre d’affaires en 2023) sur le déploiement de la solution SAP Ariba, a montré comment la solution a permis d’automatiser et d’harmoniser les processus d’achat et d’approvisionnement dans un contexte international : huit pays (France, Argentine, Belgique, Brésil, Espagne, Italie, Pologne, Roumanie) directement sous contrôle du siège.
Lancé en 2020 sur le périmètre des achats non marchands, ce projet OneBuy avait comme objectif de remplacer les différents systèmes utilisés dans ces pays, dans un contexte multi-ERP, par une plateforme unique partagée par plus de 20 000 utilisateurs. Cela, sur la quasi-totalité du processus Source-to-pay. Après le choix de SAP Ariba et un démarrage plus difficile qu’escompté, l’expertise apportée par Acxias à partir de 2022 a permis une totale exploitation des capacités de la solution. En termes de périmètre fonctionnel, le système met en œuvre six modules : trois sur le Source-to-contract (Supplier Lifecycle & Performance, Sourcing, Contract Management), trois sur le Procure-to-pay (Guided Buying, Buying & Invoicing, Invoice Conversion Services), ainsi que la plateforme collaborative Ariba Business Network.
Aujourd’hui, « le taux d’adoption avoisine 90 %, selon les mesures que nous effectuons en continu sur la base d’un ensemble d’indicateurs clés », a indiqué Hervé Delamarre, OneBuy Central Team Director & Global Indirect P2P Process Owner. Ce bon résultat concerne notamment la partie Procure-to-pay, avec un process de traitement des commandes aujourd’hui semi-automatisé, grâce notamment à l’accompagnement d’Acxias. « Nous ne regrettons pas d’avoir choisi un partenaire spécialisé plutôt qu’un généraliste, a-t-il insisté. Nous avons bénéficié d’une expertise pointue et obtenu les réponses à toutes nos questions, tout au long du projet ». Alors que les modèles de documents et les règles diffèrent entre les pays, le choix de déployer une unique solution pour la gestion des factures a quelque peu complexifié les choses. « De même que l’environnement multi-ERP, puisque chaque pays avait sa propre instanciation de S/4Hana, voire plusieurs », a ajouté Olivier Michel, IT Manager pour les fonctions Corporate.
Sur le volet Source-to-contract, l’adhésion des utilisateurs s’avère plus délicate, avec des niveaux d’adoption de la solution variables entre les pays. Mais la communication et l’accompagnement des utilisateurs devraient atténuer les réticences et faciliter la prise en main. Avec le recul, la conduite du changement est d’ailleurs l’une des « quatre conditions essentielles de réussite du projet » identifiées par Carrefour, avec la mise en place d’une équipe unie (métier et informatique), la définition d’un Core model permettant un fonctionnement homogène sur tous les plans (organisation, rôles, procédures, etc.), et l’instauration d’un planning « tenable ». « C’est peut-être même le facteur de succès le plus important, pas uniquement en termes de formation mais aussi de changement de culture dans la façon de gérer les achats, en poussant au maximum le modèle standard », a conclu Hervé Delamarre.