De plus en plus d’entreprises ont équipé leur direction achats d’une solution digitale et réussi leur déploiement grâce à une conduite du changement efficace en interne. Mais la performance et l’optimum global des systèmes et des processus Source-to-pay dépend aussi de la collaboration digitale des fournisseurs, de plus en plus mis à contribution dans ces projets dans une logique d’entreprise étendue. Prolonger la démarche d’information, de formation et d’accompagnement à ses partenaires externes devient dès lors indispensable. D’autant que la volonté et la capacité des fournisseurs à interagir avec leurs donneurs d’ordres via des plateformes digitales, restent largement perfectibles, malgré les avantages que cela pourrait leur apporter : accélération des échanges, visibilité accrue, diminution des erreurs et des litiges, respect des délais de paiement, amélioration du suivi des dossiers, etc., comme en témoignent les résultats du Baromètre sur le sujet réalisé par Acxias en 2019-2020.
Des freins techniques, financiers et psychologiques
Certes, parmi la soixantaine de fournisseurs ayant répondu, une très large majorité assure échanger de manière électronique avec tout ou partie de leurs clients pour répondre aux demandes d’information ou de chiffrage (84 %), participer aux appels d’offres (93 %) et, surtout, recevoir des commandes (95 %). L’utilisation de plateformes digitales pour le pilotage de la performance est aussi très répandue, qu’il s’agisse de participer à des enquêtes d’évaluation (conformité, risque, performance, etc.) ou de gérer des plans de progrès. En revanche, les réponses confirment le retard en matière de transmission digitale des informations et documents réglementaires de l’entreprise, de participation à des enchères inversées, d’échange de documents transactionnels et, plus encore, de facturation électronique. Pour expliquer cette situation, de nombreux fournisseurs invoquent des difficultés d’ordre technique ou financier, ces projets requérant des ressources spécialisées et un investissement conséquent pour les PME. Mais le frein psychologique, qui se traduit par une résistance au changement, est loin d’être négligeable.
Permettre aux acheteurs d’accompagner les fournisseurs
Aussi, lors de la mise en place et du déploiement d’une solution digitale achats, inclure les fournisseurs dans la démarche de conduite du changement est déterminant pour la réussite du projet. Cela, le plus en amont possible. Seulement, « alors qu’un projet de transformation est déjà difficile à gérer en interne, comment s’y prendre lorsque les partenaires extérieurs doivent aussi remettre en question leurs modes de fonctionnement », s’interroge Bertrand Gabriel, directeur du développement et des comptes stratégiques chez Acxias.
Selon lui, la conduite du changement auprès des fournisseurs doit commencer par les « plus proches partenaires » et les plus favorables au projet, notamment ceux utilisant déjà la même plateforme digitale pour d’autres clients. Il convient de les impliquer et de ne pas les mettre devant le fait accompli. Les autres devront suivre… au risque de se mettre hors-jeu ? Pour éviter cette exclusion, un travail doit être mené en interne pour expliquer les enjeux réciproques, et permettre aux acheteurs d’accompagner tous les fournisseurs en leur donnant les éléments de réponses aux questions qui pourraient se poser. Il est également recommandé d’identifier chez les fournisseurs, les personnes clés qui seront à même de porter cette démarche de changement au sein de leur entreprise.
Article complet de La Veille Digital Achats : « La conduite du changement, l’âme de la transformation digitale »