Au-delà des contraintes qu’il peut présenter, le passage à la facturation électronique, obligatoire à compter de mi-2024 dans le cadre de sa généralisation pour les transactions domestiques entre professionnels, constitue une formidable opportunité pour les entreprises. Il permet d’abord d’accélérer la digitalisation de la chaîne achats, approvisionnements et comptabilité fournisseurs, et ainsi d’optimiser les traitements : renforcement de la transparence et de la traçabilité des échanges, amélioration de la productivité et du confort de travail des collaborateurs, facilité et rapidité d’accès aux documents, réduction des erreurs et des litiges. « La facture, du fait de son caractère obligatoire, de son format quasi-standardisé et de son rôle clé dans le processus Procure-to-pay, est particulièrement concernée par la dématérialisation », observe Bertrand Gabriel, directeur du développement et des comptes stratégiques chez Acxias. « En lien avec les autres documents circulant dans l’entreprise (documents légaux, devis, contrats, commandes, bons de livraison et de réception etc.), qui s’y rattachent de près ou de loin, elle est généralement le déclencheur d’un mouvement de transformation digitale plus large et amorce souvent un cercle vertueux pour digitaliser au maximum les processus ».
La facturation électronique permet aussi de fiabiliser le processus et d’accélérer les traitements, et ainsi de respecter les délais de règlement convenus avec les fournisseurs. De ce fait, elle contribue aussi à réduire le risque de défaillance des fournisseurs tout améliorant les relations commerciales. « Les écarts temporels entre le paiement des charges (salaires, charges sociales, assurances, frais généraux, etc.) et le règlement des produits et services par les clients constituent l’une des premières causes de faillite des entreprises en France », explique Bertrand Gabriel, rappelant que respecter les délais de paiement de la LME (Loi de modernisation de l’économie) « c’est la loi, et ne pas s’y conformer peut coûter cher ». Selon lui, toutefois, les mauvais élèves n’ont pas forcément de mauvaises intentions. « Chez nos clients, nous constatons fréquemment que si l’entreprise ne paie pas ses fournisseurs dans les délais, ce n’est pas par choix délibéré, explique-t-il. C’est plutôt par incapacité de le faire, en raison de l’inadéquation de ses systèmes d’information Procure-to-pay, de la durée et des problèmes de fiabilité de l’acheminement des factures papier jusqu’à la comptabilité et de la masse des activités manuelles à réaliser pour l’enregistrement, le traitement, la validation, etc. »
Le principal intérêt du passage à la facturation électronique reste toutefois son coût très avantageux par rapport aux factures papier. Selon un amendement aux textes règlementaires datant de 2015, « des études montrent que les services comptables consacrent près d’un tiers de leur temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs, et que leur dématérialisation permet une économie de l’ordre de 50 à 75 % par rapport à un traitement papier, pour une réduction de coût de traitement d’environ 30 % ». Or, on estime de 10 à 20 euros le coût du traitement manuel d’une facture papier entrante, auquel s’ajoutent son stockage, son archivage et, le cas échéant, sa recherche pour consultation, soit plus de 3 euros en moyenne en tenant compte des coûts directs (temps passé, surfaces de stockage, etc.) et indirects (pertes, retards occasionnés, etc.). En dématérialisant les factures, la réduction globale des coûts peut donc dépasser 50 %. Mieux, « en automatisant l’ensemble du processus Procure-to-pay suivant les bonnes pratiques avec une solution digitale adaptée, il est possible de décupler les gains et d’accélérer le retour sur investissement », complète Bertrand Gabriel.
Article complet de La Veille Digital Achats : « Comment transformer la contrainte de la facturation électronique en opportunité »