Dans leur quête de performance, de plus en plus de directions des achats s’intéressent aux outils de gestion de projets pour attribuer les rôles, planifier les tâches et en suivre l’exécution. Conscients de l’enjeu, les éditeurs métiers adaptent progressivement leur offre.
Si la plupart des entreprises ne disposent pas d’un outil dédié pour gérer leurs dossiers achats, la situation devrait rapidement évoluer. En effet, selon la dernière étude e-achats 360° de Demat-Infos & IMA, près la moitié des directions des achats auraient un déploiement en cours (15 %), prévu d’ici à la mi-2016 (19 %) ou à plus long terme (15 %) dans ce domaine. Il faut dire que le recours à un tel outil est devenu indispensable pour optimiser l’utilisation des ressources et contrôler le déroulement des opérations, puis analyser les résultats. Et ce, tant pour les grands objectifs de la fonction (projets stratégiques) que pour les missions achats au quotidien (projets opérationnels). Les plus grandes entreprises sont particulièrement concernées puisque, à partir d’une certaine taille d’équipe, les responsables de projets et a fortiori le directeur des achats n’ont plus la visibilité suffisante et nécessaire à un pilotage efficace. Une gestion encadrée et formalisée est également indispensable pour faciliter la communication et mettre du rythme dans les projets.
Pour les directions des achats qui souhaitent s’équiper, se pose alors la question du type de solution : module d’une solution métier, progiciel spécialisé, application spécifique ?
Bien qu’ils soient nombreux à couvrir ces aspects, au moins en partie, la plupart des éditeurs e-achats estiment que la demande pour ce type de fonctionnalité commence toute juste à décoller. La gestion des dossiers achats à partir de logiciels bureautiques, de la messagerie ou de briques collaboratives reste privilégiée, notamment dans les petites structures. Du côté des grands donneurs d’ordres, beaucoup de directions des achats se contenteraient encore d’un outil spécialisé mais généraliste, comme il en existe des dizaines sur le marché. Un outil souvent mis à la disposition de toutes les entités de l’entreprise par une cellule transverse de gestion de projets chargée d’accompagner les opérationnels.
Seulement, s’ils sont puissants, ces outils s’avèrent souvent complexes et pas du tout adaptés aux problématiques achats, en termes de processus (nombreux dossiers à traiter en parallèle, grande variété de catégories, intervention des fournisseurs, etc.) et d’organisation (équipes éclatées, rôles multiples, interlocuteurs divers, etc.). Ils n’offrent pas non plus de liens naturels avec les différentes briques e-achats, assurant une cohérence des informations et une fluidité dans les échanges. C’est d’ailleurs pour ces raisons que les directions des achats matures et les plus en avance dans leur informatisation ont préféré, il y a quelques années, développer leur propre application. Car sur le marché des solutions métiers, les éditeurs commencent seulement à combler leur retard. Le plus souvent, les fonctionnalités d’attribution des ressources et de planification étaient sous-jacentes au module d’e-sourcing et se calaient sur les différentes étapes du processus.
Plusieurs éditeurs assurent qu’ils proposent un module dédié depuis déjà quelques années, permettant un travail collaboratif dans le cadre du déroulé type d’un projet achats. Mais des fonctionnalités complémentaires sont nécessaires pour consolider les informations et proposer un reporting afin de suivre l’exécution des tâches, mener une analyse des résultats puis définir des plans d’actions à plus long terme. Cela, pour des dossiers achats unitaires ou de façon globale.
Inscrites dans cette approche, certaines solutions (Ariba, Ivalua, etc.) font d’ailleurs le lien avec la gestion de la performance, pour mesurer l’activité des acheteurs, ou encore connaître le portefeuille de fournisseurs et de commodités qu’ils sont à même de prendre en charge. Enfin, le module de gestion de projets des outils e-achats doit aussi pouvoir être utilisé très en amont pour définir l’organisation, les processus et les éléments structurels (référentiels, indicateurs, etc.) de la fonction achats.