Après les grands groupes, les entreprises de taille intermédiaire (ETI) et les grosses PME découvrent à leur tour les atouts des solutions spécialisées pour optimiser leurs achats, approvisionnements et, en aval, la comptabilité fournisseurs. Pour la plupart d’entre elles, la digitalisation se limite encore souvent à l’envoi de commandes par e-mail ou au traitement des factures et des paiements (Procure-to-pay, P2P) avec leur ERP ou leur progiciel de gestion. Par manque de temps ou de moyens, les opérations amont allant de l’identification des fournisseurs à la consultation-contractualisation (Source-to-contract, S2C), et plus encore le pilotage de la fonction (analyse des dépenses, performance achats, risques et performance fournisseurs), sont généralement délaissées, ou gérées sommairement à l’aide de logiciels bureautiques classiques.
Faire face à de nouvelles exigences
Lorsque l’entreprise atteint une taille critique et que les intervenants (utilisateurs finaux, prescripteurs, acheteurs, approvisionneurs, comptables, contrôleurs de gestion, fournisseurs, etc.) se multiplient, ou lorsque la direction générale renforce ses exigences en termes de performance achats et financière et de reporting associés, l’opportunité voire la nécessité de disposer d’une solution digitale dédiée apparaissent.
« On constate fréquemment des pratiques achats hétérogènes et des règles de gestion des dépenses insuffisamment connues et déployées auprès des équipes opérationnelles », explique Bertrand Gabriel, directeur d’Acxias en charge du développement.
Selon lui, « cela donne lieu à de nombreuses exceptions et interventions manuelles des achats ou de la finance, ainsi qu’à un volume relativement important d’achats « sauvages » réalisés hors cadre, auprès de fournisseurs non référencés et sans commande, conduisant à des litiges, des plaintes de fournisseurs pour retard de paiement, etc. » Et, au global, à une moindre performance achats et financière.
Une réponse pour optimiser les achats
Les problématiques rencontrées sur le terrain et les bénéfices à attendre d’un projet de digitalisation expliquent pourquoi les quelques 150 000 entreprises qui composent le mid-market en France, notamment les 5 000 ETI (Entreprises de taille intermédiaire, de 250 et 4 999 salariés et de moins de 1,5 milliard d’euros de chiffre d’affaires) et les plus grosses PME, sont de plus en plus nombreuses à structurer leurs achats et à chercher la meilleure solution pour en optimiser le fonctionnement ainsi que leur performance, notamment au niveau du compte de résultat.
« Ce type de solution permet de s’affranchir des tâches sans valeur ajoutée et de concentrer les ressources vers des tâches plus productives, garantissant ainsi une meilleure efficience du processus achats », assure Samuel Besnard, responsable logistique et approvisionnement chez Saint-Gobain PAM, filiale du groupe de production, transformation et distribution de matériaux, qui utilise SAP Ariba déployé avec l’appui d’Acxias dans le cadre d’un plan de modernisation programmé jusqu’en 2021.
La mise en œuvre de la même solution par Burger King Quick Services sur le périmètre Procure-to-pay, avec un démarrage mi-2019, « nous a permis d’améliorer le processus de commandes, avec une réduction des achats sauvages et des documents papier échangés », témoigne également Laurence Nouyer, responsable du pôle systèmes centraux et ERP à la direction des systèmes d’information de l’entreprise.
Article complet de La Veille Digital Achats : « Une nouvelle ère digitale s’ouvre pour les achats des ETI»