Déploiement et Support
Pour maximiser l’adhésion des utilisateurs, Acxias préconise une approche collaborative mettant les futurs utilisateurs au cœur de la démarche : cahier des charges, choix de la solution, etc. Il s’agit surtout de gérer la conduite du changement comme un projet dans le projet plus global de transformation digitale, selon quatre étapes, chacune ayant un objectif précis.
Expliquer pourquoi le changement est devenu nécessaire, quel est le risque si le changement n’est pas réalisé
Détailler ce que va réellement apporter le changement à l’entreprise et à chacun individuellement
Expliquer que la solution ne remplacera pas les équipes et qu’un accompagnement sera assuré
Prendre en compte les demandes, d'une simple aide à l'utilisation à des questions plus générales
Il s’agit d’amener progressivement l’organisation à maturité sur les changements à mettre en œuvre, et d’évoluer en douceur et de façon guidée vers les nouvelles pratiques et la solution digitale cible.
A chaque stade du projet, des ateliers participatifs permettent d’associer les futurs utilisateurs, avec l’appui de ressources dédiés locales (key-users) au sein des unités métiers (achats, finances) ou opérationnelles (sites de production, agences, etc.).
Faire un inventaire du fonctionnement actuel, processus par processus, voire famille d’achats par famille d’achats. Permet d'identifier les points d’optimisation et de définir le fonctionnement cible en l’illustrant avec la nouvelle solution digitale.
La formation constitue naturellement un axe important du plan de conduite du changement. Le recours aux nouveaux outils dits DAP (Digital adoption platform) peut compléter les formations classiques pour faciliter et accélérer l’adoption.
Un plan de conduite du changement est réalisé incluant un plan de communication général, puis après définition des différents segments d’utilisateurs impactés, le plan de communication est décliné suivant chaque segment de population ciblé.
Un accompagnement par des spécialistes du changement inhérent aux transformations digitales
Une cohérence avec les autres parties du projet (configuration, mise en œuvre, gestion des données)
Une expertise en conduite du changement, basée sur une méthodologie éprouvée
Un programme de changement inclusif embarquant tous les utilisateurs de la future solution digitale
Une forte capacité à adresser les déploiements auprès des fournisseurs, et à les accompagner dans le changement
Une communication puissante à chaque étape permettant de lever les craintes et d’amener l’organisation à maturité
Plan de déploiement
Plan de communication, kits de communication
Formations internes et ciblées pour les fournisseurs
Liste des facteurs clés de succès et des risques
Séminaires et webinars
Ateliers dédiés à la conduite du changement
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